Prijavljivanje i dobijanje oznake kvaliteta (“Quality Label”)

Gde da započnem proces akreditacije?

Nakon kreiranja ličnog EU naloga (ako ga još nemate), moraćete da registrujete svoju organizaciju u Sistem za registraciju organizacija (ORS) ovde da biste popunili ceo obrazac za prijavu (ovaj vodič vam može pomoći u postupku registracije). Jednom kada se vaša organizacija registruje, dobićete dva važna broja: PIC i OID (identifikacioni kod učesnika i ID organizacije). Ovi brojevi će biti važni za prijave projekata ESC i Erasmus+.

Kada završite, moraćete da otpremite na ORS portal sledeće dokumente, kao što je navedeno u nastavku (sa elektronskim potpisima ili skeniranjem originalnih dokumenata sa potpisima):

1. obrazac pravnog lica na engleskom jeziku. Ovaj obrazac se može preuzeti sa veb stranice Evropske komisije. (Savet: ako je vaša organizacija udruženje ili fondacija koja se vodi kao NVO, odaberite „privatno preduzeće“, ako vašom organizacijom upravlja vlada ili vlasti, odaberite „javni entitet“).
2. obrazac za finansijsku identifikaciju na engleskom jeziku. Ovaj obrazac se može preuzeti sa veb stranice Evropske komisije. Moraće da ga potvrdi i overi vaša banka.
3. izvod iz registracije (ili njen ekvivalent, kao što je statut) u kome se jasno navode naziv organizacije, adresa sedišta, njen registracioni broj i zakonski zastupnik (ili, ako je primenljivo, dokument kojim se ovlašćuje drugo lice da potpiše pravni dokumenti u ime organizacije). Ako je moguće, priložite originalnom dokumentu njegov overeni prevod na engleski jezik.

Ova 3 zvanična dokumenta ne smeju biti starija od 6 meseci.

U vreme predaje vašeg prijavnog formulara za oznaku kvaliteta, gore pomenute dokumente verifikovaće SALTO Jugoistočna Evropa. Bez njih ne možete podneti prijavu.

Zatim možete da odete na stranicu ESC Obrasci, gde možete pristupiti prijavnom obrascu da biste dobili oznaku kvaliteta (nazvanom „Oznaka kvaliteta ESC52“). Celu prijavu morate popuniti na mreži, putem portala (ne možete poslati PDF ili Word verziju aplikacije; ali bez obzira na to preporučujemo da radite na oflajn dokumentu kako biste timski izradili aplikaciju i centralizovali sva pitanja). Pored prijave, moraćete da popunite rasporede u kojima su naznačene aktivnosti, sati i lokacije rada vaših volontera koje ugošćujete, u skladu sa vrstom akcije za koju se prijavljujete (dugoročni, kratkoročni / inkluzivni, volonterski timovi).

U prijavnom obrascu za oznaku kvaliteta ne mogu da izaberem nacionalnu agenciju Kosova*. Šta da odaberem?

Kosovo*, kao zemlja partner, nema svoju nacionalnu agenciju. S obzirom da smo povezani sa resursnim centrom SALTO za Jugoistočnu Evropu sa sedištem u Ljubljani, za sve što je povezano sa ESC, trebalo bi da izaberete Nacionalnu agenciju Slovenije za svoju organizaciju sa sedištem na Kosovu. Možete ga naći pod nazivom „Sl02 MOVEIT Zavod za razvoj mobilnosti mladih“. Trebali biste zanemariti poruku upozorenja da ste izabrali nacionalnu agenciju koja se razlikuje od vaše zemlje.

Mogu li da popunim obrazac za prijavu na jeziku koji nije engleski?

Ne, obrazac za prijavu treba popuniti na engleskom jeziku.

Kako funkcioniše procena moje prijave za Oznaku kvaliteta?

Jednom kada predate prijavu, SALTO SEE će pronaći dva akreditora, jednog sa Kosova i jednog iz zemlje programa ESC, koji će raditi na proceni vaše prijave. Biće osigurano da akreditori koji rade na vašoj prijavi nemaju sukob interesa (ne bi trebalo da budu u bliskoj vezi sa vama ili vašom organizacijom pre prijave). Lokalni akreditor će doći u posetu, sastati se sa osobljem i posmatrati kako organizacija funkcioniše. Nakon ovog sastanka i detaljnog proučavanja prijave koju ste podneli, oni će poslati izveštaj u SALTO SEE koji će proceniti da li možete ili ne možete dobiti Oznaku kvaliteta i ugostiti i / ili poslati volontere. Od vas se može tražiti da ponovo pogledate prijavu pre donošenja konačne odluke, pružajući vam šansu da poboljšate prijavu u skladu sa preporukama akreditora.

Koliko dugo mogu očekivati da ceo postupak prijave za oznaku kvaliteta traje?

Od trenutka kada popunite prijavu do trenutka kada dobijete oznaku kvaliteta, možete proceniti da će proći između 2 i 3 meseca. Imajte na umu da postupak može trajati duže, na primer ako vaši akreditori zahtevaju da ponovo pogledate prijavu.

Mi smo mlada organizacija, koliko dugo treba da postojimo pre prijave za oznaku kvaliteta?

U teoriji se možete prijaviti za Oznaku kvaliteta bez obzira na to koliko je stara vaša organizacija. Bez obzira na to, trebate imati na umu da će se vaši kapaciteti za smeštaj i / ili podršku volontera biti temeljno razmatrani tokom procesa evaluacije.

Koliko detaljan treba biti obrazac za prijavu?

Trebaće vam poprilično dosta vremena da prođete kroz ceo proces. Važno je pročitati Vodič za ESC program, dostupne odgovarajuće priručnike (potražite detaljnije informacije o prijavi za oznaku kvaliteta na veb lokaciji SALTO SEE), ali i razgovarajte sa svojim timom o potrebama organizacije, profilima koji vas zanimaju za volontere, šta će oni raditi po dolasku, ko će im pružiti podršku, kakav će biti uticaj na lokalnu zajednicu i kako osigurati da bude pozitivan, itd. Slobodno kontaktirajte GAIA za podršku u ovom razmišljanju ili ako nešto nije jasno ([email protected])

Ugošćavanje volontera

Sada smo akreditovani. Kako se prijaviti za prijem volontera?

Budući da je Kosovo zemlja partner, ne možete se direktno prijaviti. Vaš partner iz jedne od zemalja učesnica (članice EU + Island, Turska i Severna Makedonija) biće oni koji se prijavljuju putem Interneta. Naravno, to ne znači da ne biste trebali učestvovati u izradi projekta, i trebali biste aktivno biti deo procesa pisanja projekata sa svojim partnerom. Imajte na umu da postoje tri roka za prijavu u godini. Oni su naznačeni svake godine u programskom vodiču i obično idu na sledeći način: početak februara, kraj aprila, početak oktobra

Nemamo nijednog međunarodnog partnera za prijavljivanje projekata. Kako ga možemo naći?

Prva stvar koju možete da uradite je da proverite sve organizacije akreditovane u programu ESC na Evropskom portalu za mlade. Možete ih sortirati po zemlji, temi ili čak suziti na grad i koristiti druge filtere. Svaka organizacija navedena na portalu imaće kratak opis svog rada i aktivnosti, kao i uloge koje mogu preuzeti preko ESC-a (prijem volontera, slanje volontera, koordinacija projekata). Informacije na portalu možete koristiti za kontaktiranje relevantnih organizacija. Takođe ćete sresti i upoznati druge organizacije ako učestvujete u aktivnostima za izgradnju partnerstva (PBA) ili drugim događajima u ESC-u. Da biste pronašli takve mogućnosti, možete da koristite SALTO-ov evropski kalendar treninga.

Koje se vrste volonterskih aktivnosti mogu organizovati putem ESC-a?

Postoje dve vrste volonterskih aktivnosti:

• Individualno volontiranje u trajanju od 2 do 12 meseci
  Ako je pravilno opravdana, aktivnost može biti „projekat inkluzije“, pojedinačna volonterska aktivnost koja traje od 2 nedelje do 2 meseca i uključuje ljude sa manje mogućnosti. Više informacija u pitanjima ispod.
• Volonterski timovi, koji uključuju 10 do 40 učesnika u trajanju od 2 nedelje do 2 meseca.

Koliko će ugošćavanje volontera koštati našu organizaciju?

Program ESC izdvaja sredstva za organizacije koje će ugostiti volontere. U zavisnosti od smeštaja i hrane koju pružate volonteru, možete imati sve troškove pokrivene. Program pokriva različite vrste troškova izračunatih u zavisnosti od dužine projekta i / ili drugih kriterijuma:
● organizaciona podrška (sprovođenje volonterskih aktivnosti)
● podrška za inkluziju (podrška ljudima sa manje mogućnosti)
● džeparac (za lične troškove volontera)
● jezička podrška
● izuzetni (neočekivani) troškovi
● putni troškovi (izračunati prema putnoj udaljenosti volontera)
● troškovi dopunske aktivnosti (ako u projekat uključite dopunsku aktivnost)

Neki od njih su uslovno pokriveni i moraju biti definisani u prijavnom obrascu; molimo pročitajte više o tome na stranici 29 ESC programskog vodiča.

Naravno, treba da obezbedite odgovarajuće uslove za ugošćenu osobu, ali uvereni smo da je novac dodeljen programom dovoljan da pokrije najneophodnije troškove prema prosečnim cenama na Kosovu.

Koliko vremena će iz rasporeda naše organizacije uzeti ugošćavanje volontera?

Trebalo bi da na to gledate drugačije. Kako novi volonter stigne, trebat će mu podrška i neke smernice: nadzornik će volontere upoznati sa organizacijom i njenim osobljem, mentor im može pomoći da otkriju i razumeju grad i zemlju, nastavnik jezika će im pomoći da znaju osnovne pojmove na lokalnom jeziku itd. Ali vreme koje uložite u upoznavanje i iskustvo učenja će vam se isplatiti, jer će vaša organizacija imati koristi od učešća volontera tokom čitavog trajanja njegovog / njenog projekta. Volonteri nisu teret za organizaciju, oni su dragocena pomoć.

Koja je uloga mentora?

Mentor je lokalna osoba koja će da sasluša volontere i podržati ih u njihovom procesu učenja tokom projekta. Mentori će pomoći volonteru da se integriše u lokalnu zajednicu i razume njenu kulturu, ali će takođe pomoći volonteru u njegovom razmišljanju o tome kako projekat ide, šta će učiti itd. Oni mogu takođe da posreduju u slučaju sukoba između različitih aktera (među volonterima ili sa nekim iz organizacije). Ipak, imajte na umu da mentori ne bi trebalo da budu psiholozi, a volontera u nevolji treba podržati profesionalna kompetentna osoba (imajte na umu da se u projektnoj prijavi može tražiti trošak za stručnjake za mentalno zdravlje u slučaju da volonterima to treba tokom njihovog boravka, pod troškovima uključenja). Više o ulozi i odgovornostima mentora možete pročitati u ovom vodiču.

Šta je „podrška inkluziji“? Šta se smatra osobom sa manje mogućnosti?

Podrška inkluziji ima za cilj da pomogne organizacijama da uključe ljude sa manje mogućnosti, koji se razmatraju prema različitim elementima povezanim sa marginalizacijom i preprekama u životu. Sledeća lista nije konačna:

● invalidnost: povezana sa osobama sa mentalnim, fizičkim, senzornim ili drugim invaliditetom;
● obrazovne poteškoće: povezane sa mladim ljudima sa poteškoćama u učenju; rano napuštanje škole; mladi sa lošim školskim uspehom;
● ekonomske prepreke: povezane sa ljudima sa niskim životnim standardom, niskim primanjima, zavisnošću od sistema socijalne zaštite ili beskućnicima; mladi koji su dugoročno nezaposleni ili žive u siromaštvu; ljudi u dugovima ili sa finansijskim problemima;
● kulturne razlike: povezane sa imigrantima ili izbeglicama ili potomcima imigrantskih ili izbegličkih porodica; ljudi koji pripadaju nacionalnoj ili etničkoj manjini; ljudi sa jezičkom adaptacijom i poteškoćama u kulturnoj inkluziji;
● zdravstveni problemi: povezani sa ljudima sa hroničnim zdravstvenim problemima, teškim bolestima ili psihijatrijskim stanjima;
● socijalne prepreke: povezane sa ljudima koji se suočavaju sa diskriminacijom zbog pola, starosti, etničke pripadnosti, religije, seksualne orijentacije, invaliditeta itd.; ljudi sa ograničenim socijalnim veštinama ili asocijalnim ili rizičnim ponašanjem; ljudi u nesigurnoj situaciji; (bivši) prestupnici, (bivši) zloupotrbljivači droga ili alkohola; mladi i / ili samohrani roditelji; siročad;
● geografske prepreke: povezane sa ljudima iz udaljenih ili ruralnih područja; ljudi koji žive u perifernim regionima; ljudi iz urbanih problematičnih zona; ljudi iz manje opsluženih područja (ograničen javni prevoz, loša infrastruktura).

Projekat koji se prijavljuje za podršku inkluziji mora biti jasno motivisan i potrebno je detaljno objasniti zašto je predviđenom volonteru potrebna ova podrška. Ovo može biti bilo koja mera za jačanje mentorstva prilagođenog potrebama učesnika, ali i neophodni troškovi za medicinsku pomoć (uključujući psihijatrijsku).

Izuzetni troškovi se takođe mogu koristiti za učešće mladih ljudi sa manje mogućnosti ili sa posebnim potrebama.

Kako da nađemo mentora za volontere?

Ne postoji striktan način izbora mentora. U idealnom slučaju, mentor je lokalna osoba koja nije uključena u istu organizaciju ili program kao volonter. Mentor je tu da podrži volontera kroz diskusiju, upoznavanje sa lokalnom kulturom i upute volonere kako da sprovode projekata ili kako da prevaziđu izazove. U budžetu ESC projekta može se odvojiti određeni iznos za plaćanje mentora.

Šta se dešava ako volonter/ka želi da raskine ugovor pre kraja svoje volonterske aktivnosti?

To se može učiniti samo ako je to pravilno opravdano i ako su pokušani svi načini posredovanja (u slučaju sukoba) ili poboljšanja (u slučaju nezadovoljstva, na primer). Ako se ne pronađe bolje rešenje, ugovor se može raskinuti pre planiranog završetka aktivnosti.

Podrška volonterima poslatim u inostranstvo

Koje su uloge prateće organizacije kada se volonter priključi projektu u inostranstvu?

Kao podržavajuća organizacija (ranije nazivana „organizacija koja šalje“) moraćete da:
● sastavite i potpišite ugovor o aktivnosti koji uključuje organizaciju domaćina, volontera i vašu organizaciju. Sporazum sadrži različite uloge i odgovornosti koje su preuzele tri strane.
● pripremite volontere pre njihovog odlaska, deleći sa njima važne informacije i dokumente o ESC-u
● upišete volontera u CIGNA-in plan osiguranja
● pomognete volonteru da dobije vizu
● pomognete volonteru da pronađe odgovarajući prevoz do zemlje domaćina
● redovno proveravate volontera i osigurate da projekat dobro ide. U slučaju sukoba između volontera i organizacije domaćina, možete biti posrednik

Budući da je vaša uloga definisana ugovorom o aktivnostima, stvari se mogu malo razlikovati između projekata, ali uvek ćete imati odgovornosti kao podržavajuća organizacija. U detaljima ispod pročitajte više detalja o različitim ulogama.

Kako mladi u našoj zajednici mogu da pronađu projekat?

Dostupne volonterske aktivnosti mogu se videti na evropskom portalu za mlade. Neki projekti su ograničeni na neke zemlje, a vi treba da budete sigurni da je projekat koji vas zanima otvoren za kandidate sa Kosova. Na ovoj info stranici možete saznati više o koracima koje mladi ljudi moraju slediti da bi se prijavili. Ali možete i da se udružite sa organizacijom iz programske zemlje pre jednog od zvaničnih rokova za podnošenje projekata i da zajedno pripremite prijavu. Prijava će uključiti vašu organizaciju i program u koji će volonter doći. Ako projekat bude odobren, moraćete da pošaljete i podržite volontere sa Kosova u vašu partnersku organizaciju otvaranjem poziva za učesnike i učešćem u procesu izbora.

Kako pripremiti volontere pre njihovog odlaska?

Vi ste zaduženi za obaveznu obuku pred polazak. Organizacija ovoga zavisi od vas. Prema broju volontera koje trenutno šaljete, to može biti pojedinačni sastanak ili grupni događaj, koji traje pola dana ili više dana. Važno je da volonteri koji odlaze u inostranstvo steknu sva potrebna znanja za njihov projekat: kako funkcioniše ESC, osiguranje, njihova prava i dužnosti, ali i kako se nositi sa međukulturnim susretima, kako se prilagoditi u drugom društvu, kako živeti samostalno ili sa drugim volonterima itd. Važno je umiriti mlade ljude koji će započeti takvu avanturu. Pokušajte da ostane uzbudljivo! Pročitajte ovaj kratki vodič za više informacija.

Da li treba da pošaljemo volontere u organizacije koje rade u istoj oblasti kao i mi?

Ne morate! Vaša uloga je da osigurate da volonteri budu zainteresovani za projekat, a za implementaciju njihovog projekta odgovorna je organizacija domaćin i koordinator u toj zemlji. Potrebno je da se upoznate sa ESC programom da biste mogli da odgovorite na pitanja volontera u vezi sa njihovim pravima i dužnostima kao učesnicima ESC-a. Zanimljivo je partnerstvo sa organizacijama domaćinima iz drugih oblasti rada, tako da možete biti inspirisani raznim projektima. Naravno, možete se odlučiti za partnerstvo sa organizacijama koje smatrate povezanim sa temom ili vrednostima, tako da možete imati jaču dugoročnu saradnju i imati koristi od veština koje će vaš volonter uz podršku dobiti po povratku.

Koliko volontera možemo poslati u inostranstvo?

Suprotno ugošćenim volonterima, za koje u akreditaciji treba da imate određeni broj, možete da pošaljete koliko god volontera želite. Ostaje pravilo da ne smete premašiti kapacitete svoje organizacije i biti u mogućnosti da pružite kvalitetnu podršku svim mladim ljudima pod vašom odgovornošću.

Koliko vremena traje podrška volonteru kada je u projektu u inostranstvu?

Jednom kada je volonter u inostranstvu, trebalo bi da ga redovno posmatrati, u skladu sa dogovorom sa svim stranama (volonterom i organizacijom domaćinima) u sporazumu o aktivnostima. Ovo ne oduzima puno vremena, posebno ako projekat ide u redu (nešto za šta se nadamo da će se dogoditi), ali imajte na umu da što više volontera podržite, to će vam biti potreban veći kapacitet da biste mogli da brinete o svima njima!

Kako da volontera upišemo u plan osiguranja?

Svi ESC volonteri moraju biti osigurani preko osiguravajuće kompanije CIGNA. Sva uputstva za upis volontera u odgovarajući plan osiguranja detaljno su navedena u ovom vodiču. Samo organizacije koje šalju mogu prijaviti volontere za osiguranje. Molimo vas da ne dozvolite volonterima da se sami prijavljuju za plan osiguranja.