Kalite Etiketi (“Quality Label”) başvurusu ve edinilmesi:

Akreditasyon sürecini nereden başlatırım?

Kişisel bir EU Login account (AB Oturum Açma hesabı) oluşturduktan sonra (hâlihazırda hesabınız yoksa), başvuru formunu doldurmak için kuruluşunuzu Organization Registration System’e (Organizasyon Kayıt Sistemine) (ORS) kaydetmeniz gerekecektir (bu kılavuz kayıt sürecinde size yardımcı olacaktır). Kuruluşunuz kaydedildikten sonra iki önemli numara alacaksınız: PIC ve OID (Participant Identification Code and Organisation ID/Katılımcı Kimlik Kodu ve Kuruluş Kimliği). Bu rakamlar ESC ve Erasmus + proje başvuruları için önem arz edecektir.

Tamamlandıktan sonra, ORS portalına aşağıdaki belgeleri (elektronik imzalarla veya imzalı orijinal belgelerin taramalarıyla) yüklemeniz gerekecektir:

1. İngilizce Tüzel Kişilik formu. Bu form the European Commission’s website (Avrupa Komisyonu’nun web sitesinden)’ta indirilebilir. (İpucu: Kuruluşunuz bir STK olarak çalışan bir dernek veya vakıfsa, “özel şirket” i seçin, kuruluşunuz hükümet veya yetkililer tarafından yönetiliyorsa “kamu tüzel kişiliği” ni seçiniz)
2. İngilizce Mali Kimlik formu. Bu form the European Commission’s website (Avrupa Komisyonu’nun web sitesinden)’ta indirilebilir. Bankanız tarafından onaylanması ve mühürlenmesi gerekecektir.
3. Kuruluşun adını, merkez ofisinin adresini, sicil numarasını ve yasal temsilcisini (veya varsa, başka bir kişinin imzalaması için vekâlet veren bir belge) açıkça belirten bir kayıt (veya tüzük gibi eşdeğeri) ve kuruluş adına yasal belgeler. İmkânlar dâhilinde, asli belgeye onaylı İngilizce çevirisini ekleyiniz.

Bu 3 resmi belge 6 aydan eski olmamalıdır.

Kalite Etiketi başvuru formunuzun sunulması sırasında, yukarıda belirtilen belgeler SALTO Güney Doğu Avrupa tarafından doğrulanacaktır. Onlar olmadan başvurunuzu gerçekleştiremezsiniz.

Ardından, bir Kalite Etiketi (“ESC52 Kalite Etiketi” olarak adlandırılır) almak için başvuru formuna erişebileceğiniz the ESC Forms page (ESC Formları sayfası)’na yönelebilirsiniz. Başvurunun tamamı, portal üzerinden çevrimiçi olarak doldurulmalıdır (başvurunuzun PDF veya Word sürümünü gönderemezsiniz; ancak yine de, başvuruyu bir ekip olarak taslak haline getirmek ve tüm soruları merkezileştirmek için çevrimdışı bir belge üzerinde çalışmanızı öneririz). Başvuruya ek olarak, başvurduğunuz eylemin türüne göre (uzun vadeli, kısa vadeli/dâhil, gönüllü ekipler) ev sahibi gönüllülerinizin faaliyetlerini, saatlerini ve çalışma yerlerini gösteren zaman çizelgelerini doldurmanız gerekecektir.

Kalite Etiketi başvuru formunda, Kosova Ulusal Ajansını seçemiyorum. Hangisini seçmeliyim?

Ortak ülke olan Kosova, kendi Ulusal Ajansına sahip değildir. ESC ile bağlantılı her şey için Ljubljana’da bulunan SALTO Güney Doğu Avrupa kaynak merkezine bağlı olduğumuzdan, Kosova merkezli kuruluşunuz için Slovenya Ulusal Ajansını seçmelisiniz. “Sl02 MOVEIT Zavod za razvoj mobilnosti mladih” adı altında bulabilirsiniz. Ülkenizden farklı bir Ulusal Ajans seçtiğinize dair uyarı mesajını görmezden gelmelisiniz.

Başvuru formunu İngilizce dışında başka bir dilde doldurabilir miyim?

Hayır, başvuru formunun İngilizce olarak doldurulması gerekiyor.

Kalite Etiketi başvurumun değerlendirilmesi nasıl işliyor?

Başvurunuzu gönderdikten sonra, SALTO SEE, biri Kosova’dan diğeri de ESC program ülkesinden olmak üzere, başvurunuzun değerlendirilmesinde çalışacak iki akreditör bulacaktır. Akreditasyon verenlerin başvurunuz üzerinde çalışan bir çıkar çatışması olmaması sağlanacaktır (başvuru öncesinde sizinle veya kuruluşunuzla yakın ilişki içinde olmamaları gerekmektedir). Yerel akreditör bir ziyarete gelecek, personel ile görüşecek ve kuruluşun nasıl çalıştığını gözlemleyecektir. Bu toplantıdan ve gönderdiğiniz başvurunun kapsamlı bir incelemesinden sonra, SALTO SEE’ye Kalite Etiketi alıp alamayacağınıza ve gönüllüleri ağırlayıp veya göndereceğinize dair karar veren bir değerlendirme raporu gönderecekler. Son karar verilmeden önce başvurunuzu gözden geçirmeniz istenebilir, bu da size akreditasyon kuruluşlarının tavsiyelerine göre başvurunuzu iyileştirme imkânı sunar.

Kalite Etiketi için tüm başvuru sürecinin ne kadar sürmesini bekleyebilirim?

Başvuruyu doldurduğunuz andan Kalite Etiketinizi aldığınız ana kadar 2 ile 3 ay arasında bir sürenin geçeceğini tahmin edebilirsiniz. Örneğin, akreditasyon kuruluşlarınız başvurunuzu revize etmenizi isterse, sürecin daha uzun sürebileceğini unutmayınız.

Genç bir kuruluşuz, Kalite Etiketine başvurmadan önce ne kadar süre kurulmalıyız?

Teorik olarak, kuruluşunuz kaç yaşında olursa olsun Kalite Etiketine başvurabilirsiniz. Yine de, gönüllüleri barındırma ve/veya destekleme kapasitenizin değerlendirme sürecinde kapsamlı bir şekilde değerlendirileceğini unutmamalısınız.

Başvuru formu ne kadar detaylı olmalı?

Tüm süreçten geçmek için biraz zaman ayırmanız gerekecek. ESC Program Guide (ESC Program Kılavuzu)’nu, mevcut ilgili el kitaplarını okumak (QL uygulaması hakkında daha kapsamlı bilgi için lütfen SALTO SEE’s website/SALTO SEE web sitesine bakınız), aynı zamanda ekibinizle organizasyonun ihtiyaçları, ilgilendiğiniz profiller hakkında görüşmek önemlidir. Gönüllüler için, geldikten sonra yapmaları gerekenleri, onları kimler destekleyeceği, yerel toplum üzerindeki etkisi ne olacağı ve bunun olumlu olmasını nasıl sağlayacağı vb. konuları anlamaya yardımcı olacaktır. Bu doğrultuda destek almak için veya net olmayan konulara dair GAIA ile iletişime geçmekten çekinmeyiniz ([email protected]).

Gönüllüleri ağırlamak:

Akreditasyonumuzu tamamladık. Gönüllü almak için nasıl başvurabiliriz?

Kosova ortak ülke olduğu için doğrudan başvuramazsınız. Katılımcı ülkelerden birinden (AB üyeleri + İzlanda, Türkiye ve Kuzey Makedonya) partneriniz çevrimiçi başvuran kişi olacaktır. Elbette bu, proje taslağının hazırlanmasına katılmamanız gerektiği ve partnerinizle birlikte proje yazma sürecinin aktif bir parçası olmanız gerektiği anlamına gelmez. Yıl içinde başvurular için son üç tarih olduğunu lütfen unutmayınız. Her yıl program kılavuzunda belirtilir ve genellikle şu şekildedir: Şubatın başı, Nisanın sonu, Ekimin başı.

Projelere başvuracak uluslararası partnerimiz yok. Nasıl bulabiliriz?

Yapabileceğiniz ilk şey, European Youth Portal‘ı (Avrupa Gençlik Portalı) üzerinden ESC programında akredite olan tüm kuruluşları kontrol etmektir. Bunları ülkeye, konuya göre sıralayabilir, hatta şehir bazında daraltabilir ve diğer filtreleri kullanabilirsiniz. Portal’ da listelenen her kuruluş, çalışmaları ve faaliyetlerinin yanı sıra ESC aracılığıyla üstlenebilecekleri rollere (gönüllülerin alınması, gönüllülerin gönderilmesi, projeleri koordine etme) dair kısa bir açıklamasına sahip olacaktır. Portal’daki bilgileri ilgili kuruluşlarla iletişime geçmek için kullanabilirsiniz. Ortaklık Oluşturma Faaliyetlerine (Partnership-Building Activities – PBA) veya ESC’deki diğer etkinliklere katılırsanız, diğer kuruluşlarla da tanışacaksınız. Bu tür fırsatları bulmak için SALTO’nun European Training Calendar (Avrupa Eğitim Takvimini) kullanabilirsiniz.

ESC aracılığıyla ne tür gönüllülük faaliyetleri organize edilebilir?

İki tür gönüllülük faaliyeti vardır:

– 2 ila 12 ay süren bireysel gönüllülük

Gerektiği gibi gerekçelendirilirse, faaliyet bir “dâhil etme projesi” olabilir, kısıtlı imkânlara sahip kişileri içeren 2 haftadan 2 aya kadar süren bireysel bir gönüllülük faaliyeti. Aşağıdaki sorularda daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

– 2 haftadan 2 aya kadar 10 ila 40 katılımcının yer aldığı gönüllülük ekipleri.

Bir gönüllüye ev sahipliği yapmak organizasyonumuza ne kadara mal olur?

ESC programı, gönüllüleri ağırlamak için kuruluşlara fon tahsis eder. Gönüllüye sağladığınız konaklama ve yemekle ilgili olarak tüm masraflarınızı karşılayabilirsiniz. Program, proje uzunluğuna ve / veya diğer kriterlere bağlı olarak hesaplanan farklı türde maliyetleri kapsar:

● organizasyon desteği (gönüllülük faaliyetlerinin uygulanması)
● dâhil etme desteği (kısıtlı imkanlara sahip kişiler için destek)
● harçlık (gönüllünün kişisel harcamaları için)
● dil desteği
● olağanüstü harcamalar
● seyahat masrafları (gönüllünün seyahat mesafesine göre hesaplanır)
● tamamlayıcı faaliyet maliyetleri (projeye tamamlayıcı bir faaliyet eklerseniz)

Bunlardan bazıları şartlı olarak karşılanmaktadır ve başvuru formunda motive edilmelidir; lütfen ESC program kılavuzunun 29. sayfasında daha fazlasını okuyunuz.

Elbette, ev sahipliği yapılan kişi için uygun koşulları sağlamanız gerekir, ancak program tarafından tahsis edilen paranın Kosova’daki ortalama fiyatlarına göre en gerekli maliyetleri karşılamaya yeteceğinden eminiz.

Bir gönüllüyü ağırlamak, kuruluşumuzun programından ne kadar zaman alır?

Olaya farklı bakmalısınız. Yeni gönüllü geldiğinde, desteğe ve biraz rehberliğe ihtiyacı olacak: danışman, gönüllüleri kuruma ve çalışanlarına tanıtacak, şehri ve ülkeyi keşfetmelerine ve anlamalarına yardımcı olabilir, dil öğretmeni onlara yerel dilde temel kavramları öğretecektir vb. Ancak bu giriş ve öğrenme deneyimine yatırım yaptığınız zaman, kuruluşunuz gönüllünün projesinin süresi boyunca katılımından yararlanacağından, karşılığını alacaktır. Gönüllüler organizasyon için bir yük değildir, değerli bir kazanımdırlar.

Danışmanın rolü nedir?

Danışman, gönüllülerin yanında olacak ve proje sırasında öğrenme süreçlerinde onlara destek olabilecek yerli birisidir. Danışmanlar, gönüllünün yerel topluma uyum sağlamasına ve kültürünü anlamasına yardımcı olacak ve bunların yanı sıra gönüllünün projesinin nasıl gittiği, ne öğrendiği vb. gibi konularda da yardımcı olacaklardır. Farklı aktörler arasında (gönüllüler arasında veya kuruluştan biriyle) anlaşmazlık olması durumunda da arabuluculuk yapabilirler. Bununla birlikte, danışmanların psikolog olmamaları göz önünde bulundurulduğunda sıkıntılı bir gönüllünün profesyonel ve yetkin bir kişi tarafından desteklenmesi gerekebilir (proje başvurusunda gönüllülerin ihtiyaç duyacağı durumlarda ruh sağlığı uzmanları için maliyetlerin talep edilebileceğini unutmayınız). Bu kılavuzda danışmanın rolü ve sorumlulukları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

“Dâhil etme/kapsama desteği” nedir? Daha kısıtlı fırsatlara sahip bir kişi ne olarak kabul edilir?

Kapsayıcılık desteği, kuruluşlara, marjinalleşme ve yaşamdaki engellerle bağlantılı farklı unsurlara göre değerlendirilen daha az fırsata sahip kişileri dahil etmeyi amaçlamaktadır. Aşağıdaki liste kapsamlı değildir:

● engellilik: zihinsel, fiziksel, duyusal veya diğer engelleri olan kişilerle ilgili;
● eğitim güçlükleri: öğrenme güçlüğü çeken gençlerle ilişkili; okulu erken bırakanlar; okul performansı kötü olan gençler;
● ekonomik engeller: düşük yaşam standardı, düşük gelirli, sosyal refah sistemine bağımlı veya evsiz insanlarla ilişkili; uzun vadeli işsizlik veya yoksulluk içindeki gençler; borçlu veya mali sorunları olan kişiler;
● kültürel farklılıklar: göçmenler veya mülteciler veya göçmen veya mülteci ailelerin soyundan gelenlerle ilgili; ulusal veya etnik bir azınlığa mensup kişiler; dil uyumu ve kültürel içerme güçlüğü çeken insanlar;
● sağlık sorunları: kronik sağlık sorunları, ağır hastalıkları veya psikiyatrik sorunları olan kişilerle ilgili;
● sosyal engeller: cinsiyet, yaş, etnik köken, din, cinsel yönelim, engellilik vb. nedeniyle ayrımcılığa maruz kalan insanlarla ilişkili; sınırlı sosyal becerilere veya anti-sosyal veya riskli davranışlara sahip kişiler; güvencesiz bir durumda olan insanlar; (eski-)suçlular, (eski-) uyuşturucu veya alkol bağımlıları; genç ve/veya bekâr ebeveynler; kimsesiz çocuklar;
● coğrafi engeller: uzak veya kırsal alanlardaki insanlarla ilgili; çevre bölgelerde yaşayan insanlar; kentsel sorunlu bölgelerden insanlar; daha az hizmet verilen alanlardan insanlar (sınırlı toplu taşıma, yetersiz tesisler)

Kapsama desteği için başvuran bir projenin açıkça motive edilmesi ve öngörülen gönüllünün neden bu desteğe ihtiyacı olduğunu ayrıntılı olarak açıklaması gerekir. Bu, katılımcının ihtiyaçlarına göre uyarlanmış danışmanlığı güçlendirmek için herhangi bir önlem olabilir, aynı zamanda tıbbi müdahale için gerekli maliyetler (psikiyatrik dâhil) olabilir.

Kısıtlı fırsatlara sahip veya özel ihtiyaçları olan gençlerin katılımı için istisnai maliyetler de kullanılabilir.

Gönüllü(ler) için nasıl akıl hocası buluruz?

Bir danışman seçmenin kesin bir yolu yoktur. İdeal olarak danışman, gönüllü ile aynı organizasyon veya programda yer almayan yerli bir kişidir. Danışman, gönüllüyü tartışma, yerel kültüre giriş ve projesini nasıl yürüteceğine dair kavrama ve zorluklarının üstesinden gelmesini öğretmek ve desteklemek için bulunur. Danışmana ödeme yapmak için ESC projesinin bütçesinde belirli bir miktar tahsis edilebilir.

Bir gönüllü, gönüllülük faaliyeti bitmeden sözleşmesini feshetmek isterse ne olur?

Bu, ancak makul şekilde gerekçelendirilirse ve tüm arabuluculuk araçları (anlaşmazlık durumunda) veya iyileştirme (örneğin memnuniyetsizlik durumunda) denenirse yapılabilir. Daha iyi bir çözüm bulunamazsa, sözleşme, faaliyetin planlanan bitiminden önce feshedilebilir.

Yurtdışına gönderilen gönüllülerin desteklenmesi:

Bir gönüllü yurtdışındaki bir projeye katıldığında destekleyici kuruluşun rolleri nelerdir?

Destekleyici bir kuruluş olarak (eski adıyla “gönderen kuruluş”), yapmanız gerekenler:

● Ev sahibi kuruluş, gönüllü kişiyi ve kuruluşunuz olarak bir Faaliyet Anlaşmasını birlikte tasarlayın ve imzalayınız. Anlaşma, üç tarafın üstlendiği farklı rol ve sorumlulukları kapsamalıdır.
● Gönüllüyü yola çıkmadan önce hazırlayın ve ESC ile ilgili önemli bilgi ve belgeleri onlarla paylaşınız
● Gönüllüyü CIGNA’nın sigorta planına kaydettirin
● Gönüllünün vize almasına yardımcı olunuz
● Gönüllünün ev sahibi ülkeye uygun ulaşım aracı bulmasına yardımcı olunuz
● Gönüllüyü düzenli olarak kontrol edin ve projenin iyi gittiğinden emin olunuz. Gönüllü ile ev sahibi kuruluş arasında anlaşmazlık olması durumunda arabulucu olarak hizmet edebilirsiniz.

Rolünüz faaliyet sözleşmesiyle tanımlandığından, işler projeler arasında biraz değişebilir, ancak destekleyici bir kuruluş olarak her zaman sorumluluklarınız olacaktır. Aşağıdaki yanıtlarda farklı roller hakkında daha fazla ayrıntı okuyunuz.

Topluluğumuzdaki gençler nasıl bir proje bulabilir?

Mevcut gönüllülük faaliyetleri European Youth Portal’da (Avrupa Gençlik Portalı) görülebilir. Bazı projeler bazı ülkelerle sınırlıdır ve ilgilendiğiniz projenin Kosovalı başvuru sahiplerine açık olduğundan emin olmalısınız. Bu bilgi sayfasından gençlerin başvurmak için izlemesi gereken adımlar hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Ancak, proje teslimi için resmi son tarihlerden birinden önce bir program ülkesinden bir kuruluşla ortaklık kurabilir ve başvuruyu birlikte hazırlayabilirsiniz. Başvuru, kuruluşunuzu ve gönüllünün geleceği programı içerecektir. Proje onaylanırsa, katılımcılar için bir çağrı açarak ve seçim sürecine katılarak Kosova’dan gönüllüleri ortak kuruluşunuza göndermeniz ve desteklemeniz gerekecektir.

Gönüllüleri yola çıkmadan önce nasıl hazırlamamız gerekir?

Zorunlu ayrılış öncesi eğitimden siz sorumlusunuz. Bunun organizasyonu size kalmış. Şu anda gönderdiğiniz gönüllülerin sayısına göre, yarım gün veya birkaç gün süren bire bir toplantı veya grup etkinliği olabilir. Önemli olan, yurtdışına giden gönüllülerin projeleri için gerekli tüm bilgileri edinmesidir: ESC’nin nasıl çalıştığı, sigorta kapsamı, hakları ve görevleri, aynı zamanda kültürlerarası karşılaşmalarla nasıl başa çıkılacağı, farklı bir topluma nasıl uyum sağlanacağı, kendi başına nasıl yapılacağı ya da diğer gönüllülerle birlikte yaşamaları gibi konuları kapsamaktadır. Böyle bir maceraya başlamak üzere olan gençlere güven vermek önemlidir. Heyecanlı tutmaya çalışın! Daha fazla bilgi için bu kısa kılavuzu okuyunuz.

Benimle aynı alanda çalışan kuruluşlara gönüllü göndermeli miyiz?

Zorunda değilsiniz! Sizin rolünüz, gönüllünün projesinde başarılı olduğundan emin olmaktır, ancak projesinin uygulanması ev sahibi kuruluşun ve ev sahibi ülkedeki koordinatörün sorumluluğundadır. İhtiyacınız olan şey, gönüllünün bir ESC katılımcısı olarak hakları ve görevleri ile ilgili sorularını yanıtlayabilmek için ESC programına aşina olmaktır. Diğer çalışma alanlarından ev sahipliği yapan kuruluşlarla ortaklık kurmak ilginçtir, böylece çeşitli projelerden ilham alabilirsiniz. Elbette, bir konuyla veya bir değerle bağlantılı olduğunu düşündüğünüz kuruluşlarla partner olmaya karar verebilirsiniz, böylece daha güçlü bir uzun vadeli işbirliği yapabilir ve desteklenen gönüllünüzün dönüşünde geri getireceği becerilerden yararlanabilirsiniz.

Yurtdışına kaç gönüllü gönderebiliriz?

Akreditasyonunuzda belirli bir sayıya sahip olmanız gereken ev sahibi gönüllülerin aksine, dilediğiniz kadar gönüllü gönderebilirsiniz. Kural, kuruluşunuzun kapasitelerini aşmamanız ve sorumluluğunuz altındaki tüm gençlere kaliteli bir destek sağlayabilmeniz gerektiğidir.

Bir gönüllünün yurtdışında bir projeye katılması ne kadar zaman alır?

Gönüllü yurtdışına çıktığında, bir faaliyet sözleşmesinde tüm taraflarla (gönüllü ve ev sahibi kuruluş) kararlaştırıldığı şekilde, kendisiyle düzenli olarak görüşmelisiniz. Bu çok fazla zaman almaz, özellikle proje yolunda giderse (umduğumuz bir şey olur), ancak ne kadar çok gönüllüyü desteklerseniz, hepsini desteklemek için de o kadar fazla kapasiteye ihtiyaç duyacağınıza dikkat ediniz!

Bir gönüllüyü sigorta planına nasıl kaydederiz?

Bütün ESC gönüllüleri, CIGNA sigorta şirketi aracılığıyla sigortalanmalıdır. Bir gönüllüyü ilgili sigorta planına kaydetmeye yönelik tüm talimatlar bu kılavuzda ayrıntılı olarak verilmiştir. Yalnızca gönderen kuruluşlar gönüllüleri kaydedebilir. Lütfen gönüllülerin kendilerini sigorta planına kaydolmasına izin vermeyin.