Aplikimi dhe marrja e Etiketës së Cilësisë

Ku e filloj procesin e akreditimit?

Pas krijimit të një llogarie personale (nëse veç nuk e keni një), juve do të ju duhet të regjistroni organizatën tuaj tek Sistemi i Regjistrimit të Organizatave (këtu) në mënyrë që të plotësoni aplikacionin e plotë (ky manual mund të ju ndihmoj gjatë procesit). Në momentin kur organizata juaj është regjistruar, ju do të pranoni dy numra të rëndësishëm: numrin PIC dhe OID (në anglisht: Participant Identification Code and Organisation ID). Këta dy numra do të jenë të rëndësishëm për projekt aplikimet për ESC (Korpusi Evropian i Solidaritetit) dhe Erasmus +.

Pas pranimit të numrave, do të ju duhet të ngrakoni në Sistemin e Regjistrimit të Organizatave këto dokumente, siç janë të renditura mëposhtë (me nënshkrime elektronike ose skenime të dokumenteve orginale me nënshkrime):

1. Forma e Personit Juridik në anglisht. Kjo formë mund të shkarkohet nga webfaqja e Komisionit Evropian. (Shënim: nëse organizata juaj është shoqatë ose fondacion e regjistruar si OJQ atëherë zgjidheni opcionin “private company”, nëse organizata juaj është nën menaxhim të qeverisë ose të autoritetve shtetërore atëherë zgjidheni opcionin “public entity”).
2. Forma e Identifikimit Financiar në anglisht. Kjo formë mund të shkarkohet nga webfaqja e Komisionit Evropian. Duhet të konfirmohet dhe të vuloset nga banka juaj.
3. Regjistrimi (ose një dokument tjetër të ngjashëm si p.sh. statusi) i cili qartë e tregon emrin e organizatës, adresën e zyrtare, numrin e regjistrimit, dhe përfaqsuesin/ën ligjor/e. (Ose në raste të caktuara, një dokument i cili autorizon dikënd tjetër të nënshkruaj dokumente ligjore në emër të organizatës. Shtojeni këtë tek dokumenti origjinal me përkthimin e vërtetuar në anglisht.)

Këto tri dokumente zyrtare nuk duhet të jenë më të vjetra se 6 muaj.
Në kohën kur aplikoni për Etiketën e Cilësisë, dokumentet e lartëcekura do të verifikohen nga SALTO Evropa Juglindore. Pa këto dokumente nuk do të mund të dërgoni aplikacionin tuaj.

Pastaj mund të shkoni tek faqja me format e ESC-ës, ku mund të qaseni tek forma e aplikimit për të marrë Etikën e Cilësisë (me emër “ESC52 Quality Label”). I gjithë aplikacioni duhet të plotësohet online, nëpërmes portalit (nuk do të mund të dërgoni aplikacionin tuaj në version PDF ose Word, por megjithatë ju rekomandojmë që të punoni me ekipën tuaj në një version offline paraprakisht, pra të mos punoni drejtpërsëdrejti në formën elektronike). Përveç aplikacionit, ju do të duhet të plotësoni edhe oraret të cilat tregojnë llojin e aktiviteteve, orët e punës, dhe vendin e punës së vullnetarëve që do i pranoni përkitazi me llojin (vullnetarë afatgjatë, afatshkutër/gjithpërfshirje, ekipe vullnetarësh).

Në aplikacionin për Etiketë të Cilësisë, nuk mund ta përzgjedh Agjencinë Kombëtar të Kosovës – nuk shfaqet. Cilin opsion duhet ta përzgjedh?

Kosova nuk e ka agjencinë e saj meqë është shtet partner. Meqë jemi të ndërlidhur me qendrën e SALTO Evropa Juglindore e cila gjendet në Lublanë, ju duhet të përzgjidhni Agjencinë Kombëtare të Sllovenisë për çdo gjë në lidhje me ESC-ën. Agjencinë e Sllovenisë mund ta gjeni me emrin “Sl02 MOVEIT Zavod za razvoj mobilnosti mladih”.

      Injorojeni mesazhin paralajmërues i cili ju thotë që keni zgjedhur një Agjenci Kombëtare ndryshe nga vendi juaj.

A mund ta plotësoj formularin e aplikimit në një gjuhë tjetër përveç anglishtes?

      Jo, formulari i aplikimit duhet të plotësohet në gjuhën angleze.

Si funksionon vlerësimi i aplikimit tim për Etiketën e Cilësisë?

Pasi të paraqisni aplikacionin tuaj, SALTO SEE do të gjejë dy akreditues, një nga Kosova dhe një nga një vend i programit ESC-ës, që të dy do të punojnë në vlerësimin e aplikimit tuaj. Do të sigurohet që akredituesit mos të kenë konflikt interesi duke punuar në aplikimin tuaj (nuk bën të kenë ndonjë lidhje të ngushtë me ju ose organizatën tuaj para aplikimit). Akredituesi lokal do të vijë për një vizitë, për të takuar stafin dhe për të vëzhguar se si funksionon organizata. Pas këtij takimi dhe një studimi të plotë të aplikacionit që keni dorëzuar, akredituesit do të dërgojnë një raport tek SALTO SEE, një vlerësim që vendos nëse mund të merrni ose jo Etiketë të Cilësisë dhe të pranoni ose të dërgoni vullnetarë. Mund të kërkohet nga ju që të rishikoni aplikimin tuaj përpara se të merret vendimi përfundimtar, duke ju dhënë kështu një mundësi për të përmirësuar aplikacionin tuaj duke ndjekur rekomandimet e akredituesve.

Sa mund të zgjasë i gjithë procesi i aplikimit për Etiketën e Cilësisë?

Nga momenti që e plotësoni aplikacionin e deri në momentin që e merrni Etiketën tuaj të Cilësisë, mund të kalojnë nga 2 deri në 3 muaj. Kini parasysh që procesi mund të zgjasë më shumë, për shembull nëse akredituesit tuaj kërkojnë nga ju që të rishikoni aplikacionin tuaj.

Ne jemi një organizatë e re, pas sa kohe të themelimit mund të aplikojmë për Etiketën e Cilësisë?

Në teori, ju mund të aplikoni për Etiketë të Cilësisë pavarësisht sa e vjetër është organizata juaj. Sidoqoftë, duhet të mbani mend se kapacitetet tuaja për të pritur dhe / ose mbështetur vullnetarët do të vlerësohen plotësisht gjatë procesit të vlerësimit.

Sa i detajuar duhet të jetë aplikacioni?

Duhet të i kushtoni kohë të gjithë procesit të aplikimit. Është e rëndësishme që ta lexoni Udhëzuesin e programit të ESC-ës, doracakët përkatës (ju lutem vizitojeni webfaqen e SALTO SEE për më shumë informata rreth aplikimit për Etiketën e Cilësisë), por gjithashtu të bisedoni me ekipën tuaj mbi nevojat e organizatës, profilet e vullnetarëve të cilët do të dëshironi të pranoni, çka do të bëjnë kur të vijnë, kush do i mbështes ata/o, çfarë ndikimi do të ketë projekti në komunitet dhe si të siguroheni se do të jetë ndikim pozitiv, etj. Mos hezitoni ta kontaktoni GAIA-ën nëse ju duhet mbështetje ose nëse diçka është e paqartë ([email protected]).

Pranimi i vullnetarëve

Jemi akredituar, si mund të pranojmë vullnetarë tash?

Për shkak se Kosova është shtet partner, ju nuk mund të aplikoni drejtpërdrejt prej projekte. Partneri juaj, prej shteteve pjesëmarrëse (anëtarët e BE + Islanda, Turqia dhe Maqedonia e Veriut) do të jetë ai që aplikon (në mënyrë elektronike). Sigurisht, kjo nuk do të thotë që ju nuk duhet të merrni pjesë në hartimin e projektit, dhe se nuk duhet të jeni pjesë e procesit të shkrimit të projektit me partnerin tuaj. Ju lutemi vini re se ka tre afate për aplikime në vit. Ato dalin çdo vit në udhëzuesin e programit dhe zakonisht shkojnë si më poshtë: fillimi i shkurtit, fundi i prillit, fillimi i tetorit.

Nuk kemi ndonjë partner ndërkombëtar për të aplikuar për projkte. Si mund të gjejmë partner?

Gjëja e parë që mund të bëni është të shikoni të gjitha organizatat e akredituara në programin ESC-ës në Portalin Evropian të Rinisë. Mund t’i kërkoni sipas vendit, temës, ose edhe sipas qytetit ose të përdorni filtra të tjerë. Secila organizatë e renditur në portal do të ketë një përshkrim të shkurtër të punës dhe aktiviteteve të tyre, si dhe rolet që ato mund t’i marrin përsipër përmes ESC-ës (pranimi i vullnetarëve, dërgimi i vullnetarëve, koordinimi i projekteve). Ju mund të përdorni informacionin në portal për të kontaktuar organizatat përkatëse. Ju gjithashtu do të takoheni dhe do të njiheni me organizata të tjera nëse merrni pjesë në Aktivitete të Ndërtimit të Partneritetit (PBA) ose ngjarje të tjera mbi ESC-ën. Ju mund të përdorni Kalendarin Evropian të Trajnimeve të SALTOs për të gjetur mundësi të tilla.

Cilat lloje të aktiviteteve vullnetare mund të organizohen përmes ESC-ës?

Ekzistojnë dy lloje të aktiviteteve vullnetare:

• Vullnetarizmi individual që zgjatë nga 2 deri në 12 muaj
  Nëse justifikohet siç duhet, aktiviteti mund të jetë “projekt i gjithëpërfshirjes”, një aktivitet individual vullnetarizmi që zgjatë nga 2 javë deri në 2 muaj duke përfshirë njerëz me më pak mundësi. Më shumë informacion në pyetjet më poshtë.
• Ekipet vullnetare, duke përfshirë 10 deri në 40 pjesëmarrës nga 2 javë deri në 2 muaj.

Sa do t’i kushtojë organizatës sonë pranimi e një vullnetari?

Programi ESC-ës cakton fonde për organizata për të pranuar vullnetarë, kështu në varësi të akomodimit dhe ushqimit që i ofroni vullnetarit, mund të i mbuloni të gjitha shpenzimet. Programi mbulon lloje të ndryshme të shpenzimeve të llogaritura në varësi të gjatësisë së projektit dhe / ose kritereve të tjera:

• mbështetje organizative (implementimi i aktiviteteve vullnetare)
• mbështetje për gjithëpërfshirje (mbështetje për personat me më pak mundësi)
• para xhepi (për shpenzime personale të vullnetarit)
• mbështetje gjuhësore (kurs të gjuhës)
• shpenzime të jashtëzakonshme
• shpenzimet e udhëtimit (të llogaritura në përputhje me distancën e udhëtimit të vullnetarit)
• shpenzime për aktivitetet plotësuese (nëse përfshini aktivitete plotësues në projekt )

Disa nga këto shpenzime janë të mbuluara me kusht dhe duhet të arsyetohen në formularin e aplikimit; ju lutemi lexoni më shumë rreth kësaj në faqen 29 të udhëzuesit të programit ESC-ës.

Sigurisht, ju duhet të siguroni kushte të përshtatshme për vullnetarët, por besojmë se paratë e alokuara nga programi janë të mjaftueshme për të mbuluar shpenzimet e nevojshme sipas çmimeve mesatare në Kosovë.

Sa kohë nga orari i organizatës sonë do të na marrë pranimi i një vullnetari?

Ju duhet ta shihni këtë ndryshe. Ndërsa vullnetari/ja arrinë, ai/ajo do të ketë nevojë për mbështetje dhe disa udhëzime: mbikëqyrësi/koordinatori do t’i njoftoj vullnetarët me organizatën dhe stafin, mentori mund t’i ndihmojë ata të zbulojnë dhe kuptojnë qytetin dhe vendin, mësuesi i gjuhës do t’i ndihmojë ata të përvetsojnë nocionet themelore mbi gjuhën lokale, etj. Por koha që e investoni në fazën fillestare të njoftimit dhe në përvojën mësimore do të shpaguhet, pasi organizata juaj do të përfitojë nga pjesëmarrja e vullnetarites gjatë gjithë kohës së projektit. Vullnetarët nuk janë barrë për organizatën, atë janë një ndihmë e vlefshme.

Çfarë roli e ka mentori/ja?

Mentori ose mentorja është një person lokal i/e cili/a është një ndëgjues i mirë dhe dikush që mund t’i mbështesë vullnetarët në procesin e tyre të të mësuarit gjatë projektit. Mentorët do të ndihmojnë vullnetarët të integrohet në komunitetin lokal dhe të kuptojë kulturën e tij, por ata gjithashtu do të ndihmojnë vullnetarët për të reflektuar mbi atë se si po shkon projekti, çfarë po mësojnë, etj. Ata gjithashtu mund të ndërmjetësojnë në rast konflikti midis aktorëve të ndryshëm (midis vullnetarëve, ose me dikë nga organizata). Kini kujdes sido që të jetë, mentorët nuk supozohet të jenë psikologë dhe një vullnetar i shqetësuar duhet të mbështetet nga një person profesionist dhe kompetent (vini re se në aplikacionin e projektit mund të kërkohet të ketë mbulim të shpenzimeve për profesionistë të shëndetit mendor në rast se vullnetarët do të kenë nevojë për një të tillë gjatë qëndrimi të tyre, e kjo vihet tek shpenzimet e gjithëpërfshirjes). Ju mund të lexoni më shumë mbi rolin dhe përgjegjësitë e mentorit në këtë udhëzues.

Çfarë është “mbështetja për gjithëpërfshirje”? Kush konsiderohet të jetë një person me më pak mundësi?

Mbështetja për gjithëpërfshirje ka për qëllim të ndihmojë organizatat që të përfshijnë njerëz me më pak mundësi, të cilët konsiderohen sipas elementeve të ndryshëm të lidhura me margjinalizimin dhe pengesat në jetë. Lista e mëposhtme nuk i përfshinë të gjitha, megjithatë disa prej këtyre rasteve munde të jenë:

• me nevoja të veçanta ose aftësi të kufizuara: ka të bëjë me njerëz me aftësi të kufizuara mendore, fizike, shqisore ose të tjera;
• me vështirësi mësimore: ka të bëjë me të rinj me vështirësi në të nxënë; ata që kanë braktisur shkollën herët; të rinj me performancë të dobët në shkollë;
• me pengesa ekonomike: ka të bëjë me njerëz me një standard më të ulët jetese, me të ardhura të ulëta, me mbështetje të sistemit të mirëqenies sociale ose të pastrehë; të rinj të cilët kanë janë të papunë ose të varfër që një kohë të gjatë; njerëz me borxhe ose me probleme financiare;
• me ndryshime kulturore: ka të bëjë me emigrantët ose refugjatët ose pasardhësit nga familjet imigrante ose refugjate; njerëzit që i përkasin një pakice kombëtare ose etnike; njerëzit me përshtatje gjuhësore dhe me vështirësi në përfshirje kulturore;
• me probleme shëndetësore: ka të bëjë me njerëz me probleme shëndetësore kronike, sëmundje të rënda ose gjendje të caktuara psiqike;
• me pengesa sociale: ka të bëjë me njerëz që përballen me diskriminim për shkak të gjinisë, moshës, etnisë, fesë, orientimit seksual, aftësisë së kufizuar, etj; njerëz me aftësi të kufizuara shoqërore ose sjellje antisociale ose të rrezikshme; njerëz që gjenden në situata të pasigurta; (ish) shkelës të ligjit, (ish) abuzues të drogës ose alkoolit; prindër të rinj dhe / ose të vetëm; jetimë;
• me pengesa gjeografike: ka të bëjë me njerëz që vijnë nga zona të largëta ose rurale; njerëzit që jetojnë në rajone periferike; njerëzit nga zonat urbane por problematike; njerëz nga zona me më pak transport publik ose me transport të kufizuar.

Një projekt që aplikon për mbështetje të gjithëpërfshirjes duhet të qartësoj dhe të shpjegojë në detaje pse vullnetari i parashikuar ka nevojë për këtë mbështetje. Kjo mund të jetë ndonjë masë për të përforcuar mentorimin e përshtatur për nevojat e pjesëmarrësit, ose edhe për shpenzime të nevojshme për kujdes mjekësor (përfshirë psikiatrinë).

Shpenzimet e jashtëzakonshme mund të përdoren gjithashtu për pjesëmarrjen e të rinjve me më pak mundësi ose me nevoja të veçanta.

Si mund të gjejmë mentor/e për vullnetar(ët)?

Nuk ka ndonjë mënyrë të caktuar për të zgjedhur/gjetur një mentor. Në rastin ideal, mentori është një person lokal që nuk është i përfshirë në të njëjtën organizatë ose program si vullnetarët. Mentori duhet të mbështes vullnetarët përmes diskutimit, prezantimit të kulturës lokale, ndarje të njohurive mbi atë se si të zhvillojë projektin e tij ose të saj vullnetari/ja, si dhe si të kapërcejë sfidat e tij / saj. Një shumë e caktuar mund të alokohet në buxhetin e projektit ESC-ës për të paguar mentorin.

Çka ndodh nëse një vullnetar dëshiron të përfundojë kontratën e tij/saj para përfundimit të aktivitetit të tij / saj vullnetar?

Kjo mund të bëhet vetëm nëse arsyetohet, dhe nëse janë provuar të gjitha mjetet e ndërmjetësimit (në rast konfliktesh) ose përmirësimesh (në rast të pakënaqësisë për shembull). Nëse nuk gjendet ndonjë zgjidhje më e mirë, kontrata mund të përfundohet para fundit të planifikuar të aktivitetit.

Mbështetja e vullnetarëve në projekte jashtë shtetit

Cili është roli i organizatës mbështetëse kur një vullnetar shkon në një projekt jashtë vendit?

 Si organizatë mbështetëse (paraprakisht e quajtur “organizata dërguese”), ju duhet të:

• Bashkë-hartoni dhe nënshkruani një Marrëveshje Aktiviteti e cila përfshin organizatën pranuese, vullnetarin/en dhe organizatën tuaj. Marrëveshja përfshin role dhe përgjegjësi të ndryshme të marra nga të tre palët.
• Përgatitni vullnetarin/en para nisjes së tij ose të saj, duke ndarë me ta informata dhe dokumente relevante për ESC-ën.
• Regjistrojeni vullnetarin/en në planin e sigurimit shëndetësor të CIGNA-s.
• Ndihmojeni vullnetarin/en me marrjen e vizës.
• Ndihmojeni vullnetarin/en të gjejë transport të përshtatshëm për të udhëtuar tek shteti pranues.
• Kontaktoni rregullisht me vullnetarin/en dhe sigurohuni që projekti po shkon mirë. Në rast konflikti midis vullnetarit/es dhe organizatës pranuese, ju mund të shërbeni si ndërmjetës.

Meqenëse roli juaj përcaktohet me marrëveshjen e aktivitetit, gjërat mund të ndryshojnë paksa midis projekteve, por ju gjithmonë do të keni përgjegjësi si organizatë mbështetëse. Lexoni më shumë mbi rolet e ndryshme në përgjigjet e mëposhtme.

Si munden të gjejnë projekte të rinjtë e komunitetin tonë?

Aktivitetet e hapura të punës vullnetare mund të shihen në Portalin Evropian të Rinisë. Disa projekte janë të kufizuara vetëm për shtete të caktuara, kështu që ju duhet të siguroheni që projekti për të cilin jeni të interesuar është i hapur për aplikantët nga Kosova. Ju mund të mësoni më shumë rreth hapave që të rinjtë duhet të ndjekin për aplikim në këtë faqe informacioni. Por ju mund edhe të lidhni partneritet me një organizatë nga një shtet i programit para njërit prej afateve zyrtare për paraqitjen e projekteve dhe të përgatisni një aplikacion së bashku. Aplikacioni do të përfshijë organizatën tuaj dhe programin ku do të shkoj vullnetari/ja. Nëse miratohet projekti, ju do të duhet të dërgoni dhe mbështesni vullnetarët nga Kosova tek organizata juaj partnere duke hapur një thirrje për pjesëmarrës dhe duke marrë pjesë në procesin e përzgjedhjes së tyre.

Si ti përgatisim vullnetarët para nisjes së tyre?

Ju jeni përgjegjës për trajnimin e detyrueshëm para nisjes dhe organizimi i kësaj varet nga ju. Varësisht nga numri i vullnetarëve që do të dërgoni, mund të organizoni takime individuale ose takime grupore, të cilat zgjasin prej gjysmë dite deri në disa ditë. Është me rëndësi që vullnetarët që shkojnë jashtë vendit të marrin të gjitha njohuritë e nevojshme për projektin e tyre: si funksionon ESC-ja, mbulesat nga sigurimi shëndetësor, të drejtat dhe detyrat e tyre, por edhe se si të merren me takime ndërkulturore, si të përshtaten në një shoqëri tjetër, si të jetojnë vetë ose me vullnetarë të tjerë, etj. Duhet të i siguroni të rinjtë dhe të rejat të cilët do të fillojnë një aventurë të tillë. Mundohuni ta bëni emocionuese! Lexoni këtë udhëzues të shkurtër për më shumë informacion.

A duhet të dërgojmë vullnetarë në organizata që punojnë në të njëjtën fushë sikur organizata jonë?

Jo me doemos! Ju duhet të siguroheni që vullnetari/ja është në rregull në projektin e tij ose të saj, por zbatimi i projektit është përgjegjësi e organizatës pranuese dhe koordinatorit/es në shtetin pranues. Ajo që ju duhet të bëni është të njiheni me programin ESC-ës në mënyrë që t’i përgjigjeni pyetjeve të vullnetarit/es në lidhje me të drejtat dhe detyrat e tij ose të saj si pjesëmarrës i/e ESC-ës. Është interesante të bëheni partner me organizata nga fusha të tjera të punës, kështu ju të do të frymëzoheni nga projekte të ndryshme. Sigurisht që ju mund të bëheni partner me organizata me të cilat keni fushën e punës ose vlerat e përbashkëta, kështu që të mund të keni një bashkëpunim më të fortë dhe afatgjatë dhe të përfitoni nga aftësitë që vullnetari juaj i mbështetur do të sjellë pas kthimit të tij ose të saj.

Sa vullnetarë mund të i dërgojmë jashtë shtetit?

Ju mund të dërgoni aq vullnetarë sa të dëshironi dhe sa mund të mbështetni, për dallim nga ajo që për pranim të vullnetarëve duhet të keni një numër të caktuar i cili vendoset gjatë akreditimit tuaj. Pra, ju nuk duhet të tejkaloni kapacitetet e organizatës suaj dhe të jeni në gjendje të siguroni një mbështetje cilësore për të gjithë të rinjtë nën përgjegjësinë tuaj.

Sa merr kohë mbështetja e një vullnetari/je kur pranohen në një projekt jashtë vendit?

Pasi vullnetari/ja të jetë jashtë vendit, duhet të komunikoni rregullisht me të, siç keni rënë dakord paraprakisht me të gjitha palët (vullnetari/ja dhe organizata pranuese) në marrëveshjen e aktivitetit. Kjo nuk merr shumë kohë, veçanërisht nëse projekti shkon mirë (diçka që shpresojmë se do të ndodhë), por keni kujdes, sa më shumë vullnetarë të dërgoni/mbështetni, aq më shumë kapacitete do të duhet ti keni në organizatë në mënyrë që të kujdeseni për të gjithë!

Si ti regjistrojmë vullnetarët në një plan të sigurimi shëndetësor?

Të gjithë vullnetarët e ESC-ës duhet të sigurohen nëpërmjet kompanisë së sigurimeve CIGNA. Të gjitha udhëzimet mbi regjistrimin e një vullnetarit në plane përkatëse të sigurimit janë të detajuara në këtë udhëzues. Vetëm organizatat mbështetëse/dërguese mund të i regjistrojnë vullnetarët. Ju lutemi mos lejoni që vullnetarët të regjistrohen vetë në planin e sigurimeve.